REGULAMIN ORGANIZACYJNY DZIECIĘCEJ AKADEMII EDUKACJI I ZABAWY OXFORDZIK

ROZDZIAŁ I - POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

1. Regulamin organizacyjny żłobka niepublicznego Dziecięca akademia edukacji i zabawy Oxfordzik został opracowany na podstawie Statutu żłobka oraz przepisów:

• Ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. 2024 poz. 1484 z późn. zm.)
• Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 31 lipca 2019 r. w sprawie wymagań lokalowych i sanitarnych żłobków i klubów dziecięcych
• Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 16 sierpnia 2019 r. w sprawie standardów opieki w żłobkach i klubach dziecięcych
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 13 grudnia 2024 r. w sprawie standardów opieki sprawowanej nad dziećmi w wieku do lat 3

§ 2

1. Regulamin określa szczegółowe procedury i zasady codziennego funkcjonowania żłobka.
2. Wszyscy rodzice/opiekunowie prawni oraz pracownicy żłobka są zobowiązani do przestrzegania postanowień niniejszego regulaminu.
3. Regulamin jest dostępny w siedzibie żłobka, na stronie internetowej placówki oraz w aplikacji LiveKid.

ROZDZIAŁ II - SZCZEGÓŁOWA ORGANIZACJA DNIA

§ 3 - Godziny funkcjonowania

1. Żłobek jest czynny od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00-17.00 
2. Żłobek jest nieczynny w:

• Soboty, niedziele i święta ustawowe
• okresów określonych przez podmiot prowadzący. Informacja podana będzie we wrześniu
• placówka może w ciągu roku 3/4 dni być nieczynna. Informacja o terminie zamknięcia podana będzie najpóźniej tydzień przed datą zamknięcia
• placówka zastrzega sobie po uprzednim powiadomieniu Rodziców możliwość zamknięcia placówki w okresach między świątecznych.

1. O planowanych dniach wolnych dyrektor informuje rodziców wyprzedzeniem.

§ 4 - Organizacja grup

1. W żłobku funkcjonują grupy zgodnie z podziałem określonym w § 7 Statutu.
2. Podział na grupy uwzględnia:

• Wiek dzieci
• Potrzeby rozwojowe
• Liczbę opiekunów zgodną ze standardami

1. Rozkład dnia w żłobku:

 7:00 - 8:30  – Powitanie, zabawy swobodne, adaptacja dzieci.
 8:30 - 9:00  – Śniadanie.
 9:00 - 9:30  – Czynności higieniczne, przygotowanie do zajęć.
 9:30 - 10:30 – Zajęcia dydaktyczne i zabawy rozwojowe (np. sensoryczne, plastyczne).
10:30 - 11:30 – Pobyt na świeżym powietrzu (spacery, zabawy w ogrodzie).
11:30 - 12:00 – Obiad (pierwsze i drugie danie).
12:00 - 14:00 – Drzemka i wyciszenie.
14:00 - 14:30 – Czynności higieniczne, przygotowanie do podwieczorku.
14:30 - 15:00 – Podwieczorek.
15:00 - 17:00 – Zabawy swobodne, powtórzenie zajęć, zabawy z muzyką, pożegnanie z dziećmi.

ROZDZIAŁ III - PROCEDURY PRZYJMOWANIA I ODBIERANIA DZIECI

§ 5 - Przyprowadzanie dzieci

1. Dziecko jest przyprowadzane do instytucji opieki w godzinach jej otwarcia i przekazywane osobiście upoważnionej osobie z personelu. 
2. Dziecko powinno być odbierane z instytucji opieki przez jednego z rodziców (o ile prawo do odebrania dziecka nie zostało ograniczone na mocy rozstrzygnięcia właściwego organu) lub pisemnie upoważnioną przez nich osobę pełnoletnią, wskazaną w upoważnieniu do odbioru dziecka. 
3. W przypadku ograniczenia lub pozbawienia praw rodzicielskich jednego z rodziców, instytucja opieki w trakcie wydawania dziecka jest zobligowana do postępowania zgodnie z orzeczeniem/postanowieniem sądu rodzinnego. 
4. Osobom bez pisemnego upoważnienia złożonego osobiście przez rodziców lub osobom w stanie wskazującym na spożycie alkoholu lub pod wpływem innych środków odurzających, dziecko nie będzie wydawane. 
5. W przypadku nieodebrania dziecka i niemożności nawiązania kontaktu z rodzicem lub osobami uprawnionymi do odbioru dziecka, osoba kierująca instytucją instytucji opieki lub inna osoba z personelu wzywa policję.

ROZDZIAŁ IV - ZASADY ZDROWOTNE I BEZPIECZEŃSTWA

§ 6 - Przyjmowanie dzieci do żłobka

1. Do żłobka przyjmowane są wyłącznie dzieci zdrowe, bez objawów chorobowych.
2. Rodzic ma obowiązek poinformować personel o stanie zdrowia dziecka, przyjmowanych lekach oraz specjalnych potrzebach zdrowotnych.
3. W przypadku wystąpienia objawów chorobowych u dziecka w żłobku, rodzic zobowiązany jest do niezwłocznego odebrania dziecka.

§ 7 - Profilaktyka zdrowotna

1. Żłobek prowadzi bieżącą obserwację stanu zdrowia dzieci.
2. Personel ma prawo odmówić przyjęcia dziecka w przypadku podejrzenia choroby lub złego samopoczucia.
3. Dziecko może powrócić do żłobka po ustąpieniu objawów chorobowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarno-epidemiologicznymi.

§ 8 - Bezpieczeństwo dzieci

1. Żłobek zapewnia stały nadzór nad dziećmi przez wykwalifikowany personel.
2. Budynek i teren żłobka są zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych.
3. Dzieci mogą być odbierane wyłącznie przez osoby upoważnione przez rodziców/opiekunów prawnych.
4. W przypadku wypadku lub nagłego zachorowania dziecka, żłobek niezwłocznie powiadamia rodziców i w razie potrzeby wzywa pomoc medyczną.

§ 9 - Higiena i sanitacja

1. Żłobek utrzymuje wysokie standardy higieny pomieszczeń, zabawek i sprzętu.
2. Posiłki przygotowywane są zgodnie z zasadami HACCP i wymaganiami sanitarno-epidemiologicznymi.
3. Personel przestrzega zasad higieny osobistej i procedur sanitarnych.

§ 10 - Postępowanie w sytuacjach awaryjnych

1. Personel jest przeszkolony w zakresie udzielania pierwszej pomocy.
2. Żłobek współpracuje z odpowiednimi służbami (straż pożarna, pogotowie, policja).

§ 11 - Dokumenty szczegółowe

1. Szczegółowe procedury zdrowotne, sanitarno-epidemiologiczne oraz zasady bezpieczeństwa określają odrębne dokumenty stanowiące integralną część niniejszego regulaminu.
2. Procedury są dostępne do wglądu dla rodziców.
3. Wszyscy pracownicy żłobka są zobowiązani do znajomości i przestrzegania obowiązujących procedur.

ROZDZIAŁ V - ŻYWIENIE

§ 12 - Organizacja posiłków

1. Żłobek zapewnia wyżywienie dostaczane przez firmę cateringową. Posiłki sporządzone są pod nadzorem dietetyka, na bazie produktów najwyższej jakości i bezpieczeństwa zgodnym z normami HCCP oraz zgodne z wymaganiami dla danej grupy wiekowej wynikającymi z aktualnych norm żywienia dla populacji polskiej, opracowywanych przez Instytut Żywności i Żywienia im. prof. dr med. Aleksandra Szczygła w Warszawie. Posiłki nie mogą być przygotowywane z półproduktów.
   • Normy żywieniowe dla dzieci w poszczególnych grupach wiekowych
   • Indywidualne potrzeby dietetyczne
   • Zalecenia lekarskie
2. Jadłospis uwzględnia:

§ 13 - Diety specjalne

1. Diety specjalne są realizowane na podstawie zaświadczenia lekarskiego.
2. Rodzic zobowiązany jest dostarczyć szczegółowe informacje o ograniczeniach żywieniowych dziecka.
3. W przypadku poważnych alergii rodzic może dostarczać własne posiłki.

ROZDZIAŁ VI - WSPÓŁPRACA Z RODZICAMI

§ 14 - Formy współpracy

1. Żłobek organizuje spotkania z rodzicami:
2. Zebrania ogólne - 1 razy w roku
3. Konsultacje indywidualne - na życzenie stron
4. Przy odbiorze dziecka
5. Poprzez aplikację LiveKid
6. Rodzice otrzymują poprzez aplikację materiały na temat rozwoju dzieci.
   • Przekazywanie informacji o samopoczuciu dziecka przy przyprowadzeniu i odbiorze
   • Informowanie o zjedzonych posiłkach, długości snu, aktywności
   • Przekazywanie pozytywnych obserwacji dotyczących rozwoju dziecka
   • Natychmiastowe informowanie o zdarzeniach nietypowych
   • Dyrektor żłobka: wtorek,czwartek 8.00-9.00
   • Opiekunowie grup: 9.00-15.00
   • Konsultacje indywidualne z opiekunem – umawiane w żłobku lub telefonicznie
   • Spotkania z dyrektorem - umawiane w żłobku lub telefonicznie
   • Spotkania pilne - zawsze możliwe w przypadku sytuacji wymagających natychmiastowego kontaktu
   • Rady Rodziców 
   • Wolontariat rodzicielski - pomoc przy organizacji wydarzeń, wycieczkach, zajęciach specjalnych
7. Rodzice otrzymują informacje o dziecku:

§ 15 - Zasady bieżącej komunikacji z rodzicami

1. Komunikacja codzienna:
2. Godziny dostępności dla rodziców:
3. Zasady umawiania spotkań:
4. Formy uczestnictwa rodziców w życiu placówki:

• spotkania (ogólne, konsultacje) 
• udział w zajęciach adaptacyjnych
  • Strefy dostępne dla rodziców:
    • Przestrzeń wspólna - przy przyprowadzaniu dzieci (7:00-9:00) i odbieraniu dzieci (14:00-17:00)
    • Sale zajęć - tylko za zgodą opiekuna i w jego obecności
  • Zasady bezpieczeństwa:
    • Zamykanie za sobą drzwi wejściowych do żłobka
    • Przestrzeganie ciszy w czasie odpoczynku dzieci (12:00-14:00)
    • Zakaz fotografowania dzieci bez pisemnej zgody rodziców
  • Zasady higieniczne i zdrowotne:
    • Rodzice z objawami chorobnymi nie mogą przebywać na terenie żłobka
    • Zakaz wnoszenia na teren żłobka zwierząt (z wyjątkiem psów przewodników)
    • Zakaz palenia tytoniu i e-papierosów na całym terenie placówki
    • Zakaz spożywania alkoholu i przebywania pod wpływem środków odurzających
  • Zakazy i ograniczenia:
    • Zakaz samodzielnego zabierania dzieci z sal bez powiadomienia opiekuna
    • Zakaz wnoszenia niebezpiecznych przedmiotów
    • Zakaz zakłócania przebiegu zajęć i odpoczynku dzieci

1. Zasady przebywania rodziców na terenie placówki:

§  16 - Prawa i obowiązki rodziców

Rodzice mają prawo do:

1. Znajomości planu opiekuńczo-wychowawczo-edukacyjnego.
2. Uzyskiwania informacji o dziecku i jego postępach.
3. Współdecydowania w sprawach dotyczących dziecka.
4. Wnoszenia wniosków i uwag dotyczących funkcjonowania żłobka.
5. Dostępu do dokumentów dotyczących ich dziecka.

Rodzice są zobowiązani do:

1. Przestrzegania postanowień statutu i regulaminu żłobka.
2. Terminowego uiszczania opłat.
3. Przyprowadzania dziecka w stanie umożliwiającym uczestnictwo w zajęciach.
4. Informowania o istotnych sprawach zdrowotnych dziecka.
5. Współpracy z personelem żłobka.
6. Odbierania dziecka w wyznaczonych godzinach.

§ 17

Decyzje wspólnie podejmowane z rodzicami lub radą rodziców (jeśli istnieje) dotyczą: 

1. obchodzenia świąt i uroczystości (każda grupa indywidualnie),
2. wprowadzenia dodatkowych zajęć (każda grupa indywidualnie),
3. konkretnego dziecka, np. w przypadku konieczności wprowadzenia diety, posiadania przez dziecko opinii, orzeczenia, innych specjalnych potrzebach (decyzja ustalana wspólnie z konkretnym rodzicem),
   • Bezpośrednia rozmowa z opiekunem grupy
   • Aplikacja LiveKid
   • Komunikacja telefoniczna: 509 113 291
   • Email żłobka: biuro@oxfordzik.pl
   • Tablica informacyjna w holu żłobka

§ 18 - Kanały komunikacji

1. Główne kanały komunikacji:

• Bezpośrednia rozmowa z opiekunem grupy
• Aplikacja LiveKid
• Komunikacja telefoniczna: 509 113 291
• Email żłobka: biuro@oxfordzik.pl
• Tablica informacyjna w holu żłobka

ROZDZIAŁ VII - ZASADY ORGANIZACJI PRACY PERSONELU

§ 19 - Narady i spotkania personelu

1. Narady ogólne personelu:

• Odbywają się raz na kwartał
• Uczestniczą w nich wszyscy pracownicy żłobka
• Prowadzi je dyrektor żłobka lub osoba przez niego wyznaczona
• Tematy obejmują: organizację pracy, sprawy bieżące, informacje prawne, wymianę doświadczeń
• Każdy pracownik ma prawo do comiesięcznej rozmowy indywidualnej z dyrektorem
• Mogą odbywać się częściej na wniosek pracownika lub dyrektora
• Dotyczą oceny pracy, potrzeb szkoleniowych, problemów zawodowych

1. Spotkania indywidualne z dyrektorem:

§ 20 - System samooceny i oceny pracy

1. Samoocena pracowników:

• Każdy pracownik sporządza półroczną samooceną swojej pracy
• Samoocena obejmuje: realizację zadań, rozwój zawodowy, współpracę, potrzeby szkoleniowe
• Wykorzystywane są arkusze samooceny dostosowane do specyfiki stanowiska
• Samoocena stanowi podstawę do rozmowy rozwojowej z dyrektorem
• Przeprowadzana jest raz w roku dla każdego pracownika
• Obejmuje obserwację pracy, analizę dokumentacji, opinię rodziców
• Uwzględnia samooceną pracownika i jego cele rozwojowe
• Wyniki oceny wpływają na plan szkoleń i rozwój zawodowy

1. Ocena pracy przez dyrektora:

§ 21 - System organizacji i realizacji szkoleń

1. Szkolenia obowiązkowe:

• BHP i PPOŻ - zgodnie z ustawą
• Pierwsza pomoc - szkolenie co 2 lata 
• Standardy ochrony małoletnich - przy rozpoczęciu pracy i co 2 lata
• Higiena i HACCP - wszystkich opiekunów
• Ochrona danych osobowych (RODO) - przy rozpoczęciu pracy i przy zmianach prawnych
• Plan szkoleń jest opracowywany na bieżąco, wg zgłaszanych potrzeb
• Uwzględnia potrzeby wynikające z ocen pracy i samooceny
• Szkolenia mogą odbywać się w placówce lub na zewnątrz
• Koszt szkoleń pokrywa podmiot prowadzący żłobek
• Pracownicy zobowiązani są do przekazania wiedzy współpracownikom
• Prowadzona jest ewidencja szkoleń dla każdego pracownika
• Dokumentowane są certyfikaty i zaświadczenia

1. Szkolenia rozwojowe
2. Organizacja szkoleń:
3. Dokumentowanie szkoleń:

§ 22 - Zasady zastępstw i organizacji pracy

1. System zastępstw:

• W przypadku nieobecności opiekuna zapewniany jest zastępca
• Zastępca musi spełniać kwalifikacje wymagane na danym stanowisku
• Przekazywane są wszystkie niezbędne informacje o dzieciach
• W razie nieobecności dyrektora jego obowiązki obejmuje wskazany przez niego pracownik
• Grafik pracy ustalany jest na miesiąc z wyprzedzeniem
• Uwzględnia potrzeby opieki nad dziećmi i preferencje pracowników
• Zapewniana jest ciągłość opieki w całym czasie funkcjonowania żłobka
• W każdej grupie znajduje się co najmniej jeden opiekun
• Istnieje system komunikacji elektronicznej między pracownikami
• Ważne informacje są przekazywane na naradach

1. Organizacja czasu pracy:
2. Zasady komunikacji wewnętrznej:

ROZDZIAŁ VIII - SYSTEM OPŁAT

§ 23 - Struktura opłat

1. Zgodnie z § 22 Statutu pobierane są następujące opłaty:
2. Opłaty obejmują:
3. Opłatę stałą za zapewnienie miejsca w żłobku
4. Opłatę za wyżywienie
5. Płatności w każdym roku regulowane są cennikiem usług dostępnym na stronie internetowej.
6. Wpisowe jest jednorazową, bezzwrotną opłatą, płatne w terminie trzech dni roboczych. Opłata wpisowa gwarantuje miejsce w placówce na czas zawartej umowy.
7. Wpłata wpisowego jest traktowana jako podpisanie umowy przedwstępnej i w związku 

z tym jest ona bezzwrotna w momencie rezygnacji  przez rodziców .

1. Wpisowe podlega zwrotowi, jeśli zaistnieją okoliczności leżące po stronie Dziecięcej akademii edukacji i zabawy „OXFORDZIK”   lub wynikające ze zdarzeń niezależnych od placówki, a powodujących jej zamknięcie.
2. Wpisowe obejmuje ubezpieczenie NNW oraz zakup materiałów edukacyjnych. Wyżej wymienione odpłatności nie obejmują opłat za wyżywienie.
3. Opłata za pobyt dziecka jest płatna do 5 dnia każdego miesiąca przelewem na konto : PKO BANK POLSKI 33 1020 2313 0000 3002 0507 4143. Za datę zapłaty uważa się datę uznania wpłaty przez Bank prowadzący rachunek Usługodawcy.
4. O zmianie wysokości opłat rodzice będą powiadamiani z co najmniej jednomiesięcznym wyprzedzeniem.
5. Zmiana wysokości opłat będzie wprowadzana pisemnym aneksem do umowy i w przypadku nie wyrażenia zgody na proponowaną zmianę, umowa może ulec rozwiązaniu z zachowaniem miesięcznego wypowiedzenia, w którym to okresie obowiązywać będzie dotychczasowa stawka.
6. Nie stosuje się odliczeń za nieobecność dziecka. Czesne w pełnej wysokości obowiązuje przez okres 12 miesięcy .
   • Szybkim przelewem w aplikacji LiveKid
   • Przelewem na konto żłobka
7. Opłata za spóźnienia: 50 zł za każdą rozpczętą godzinę zegarową

§ 24 - Zasady płatności

1. Opłaty uiszczane są z góry do 5. dnia każdego miesiąca.
2. Płatności można dokonywać:

§ 25 - Zwolnienia i obniżki

1. Zgodnie z § 23 Statutu możliwe są zwolnienia lub obniżki opłat w przypadkach szczególnych.
2. Wniosek o zwolnienie/obniżkę składa się pisemnie do dyrektora żłobka.
3. Decyzja podejmowana jest w terminie 14 dni od złożenia wniosku.

ROZDZIAŁ IX - SYSTEM ZGŁASZANIA I ROZPATRYWANIA UWAG, WNIOSKÓW I SKARG

§ 26 - Rodzaje zgłoszeń

1. Uwagi - sugestie dotyczące funkcjonowania żłobka, propozycje usprawnień
2. Wnioski - formalne postulaty dotyczące zmian w organizacji opieki nad dzieckiem lub funkcjonowaniu żłobka
3. Skargi - zgłoszenia nieprawidłowości w działaniu żłobka, personelu lub organizacji opieki

§ 27 - Sposoby składania zgłoszeń

1. Zgłoszenia ustne:

• Bezpośrednio do dyrektora żłobka w godzinach dyżurów lub telefonicznie
• Do opiekuna grupy podczas przyprowadzania/odbierania dziecka
• Przez aplikację LiveKid
• W formie maila

1. Zgłoszenia pisemne:

§ 28 - Rejestracja i numeracja zgłoszeń

1. Każde pisemne zgłoszenie otrzymuje:

• Numer referencyjny w formacie: [rok]/[typ zgłoszenia]/[numer kolejny]
• Datę wpływu
• Potwierdzenie odbioru dla zgłaszającego
• Dane zgłaszającego (jeśli nie jest anonimowe)
• Treść zgłoszenia
• Datę wpływu i sposób złożenia
• Osobę odpowiedzialną za rozpatrzenie
• Status sprawy i datę zamknięcia

1. Prowadzony jest rejestr wszystkich pisemnych zgłoszeń zawierający:

§ 29 - Terminy rozpatrywania

1. Uwagi pisemne - rozpatrywane w terminie do 7 dni roboczych
2. Wnioski pisemne- rozpatrywane w terminie do 14 dni roboczych
3. Skargi pisemne - rozpatrywane w terminie do 14 dni roboczych
4. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin może zostać wydłużony do 30 dni z poinformowaniem zgłaszającego o przyczynach opóźnienia

§ 30 - Proces rozpatrywania uwag, wniosków,skarg pisemnych

1. Wstępna analiza:

• Ocena charakteru zgłoszenia
• Przydzielenie osoby odpowiedzialnej za sprawę
• Określenie niezbędnych działań wyjaśniających
• Zebranie dokumentacji związanej ze sprawą
• Przeprowadzenie rozmów z zainteresowanymi stronami
• Analiza procedur i okoliczności zdarzenia
• Uznanie zgłoszenia za zasadne/niezasadne/częściowo zasadne
• Określenie działań naprawczych
• Ustalenie harmonogramu wdrożenia zmian

1. Postępowanie wyjaśniające:
2. Podjęcie decyzji:

§ 31 - Informowanie o wyniku rozpatrywania

1. Zgłaszający pisemnie uwagi, wnioski lub skargi otrzymuje pisemną odpowiedź zawierającą:

• Numer referencyjny sprawy
• Streszczenie przedmiotu zgłoszenia
• Wynik postępowania wyjaśniającego
• Decyzję w sprawie oraz jej uzasadnienie
• Informację o podjętych lub planowanych działaniach naprawczych
• Pouczenie o możliwości wniesienia odwołania

1. Kopia odpowiedzi jest archiwizowana w dokumentacji żłobka

§ 32 - Ochrona zgłaszających

1. Żłobek zapewnia poufność danych osobowych zgłaszających
2. Zakazane są wszelkie formy dyskryminacji lub represji wobec osób składających zgłoszenia w dobrej wierze
3. Informacje o zgłoszeniu są udostępniane wyłącznie osobom bezpośrednio zaangażowanym w proces wyjaśniania
   § 33 - Mediacje i alternatywne sposoby rozwiązywania sporów
4. W przypadku sporów między żłobkiem a rodzicami strony mogą skorzystać z mediacji prowadzonej przez dyrektora żłobka.

ROZDZIAŁ X - POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 34

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1.01.2026.
2. Zmiany regulaminu wymagają zatwierdzenia przez podmiot prowadzący.
3. O zmianach w regulaminie rodzice informowani są z 14-dniowym wyprzedzeniem.

§ 35

1. W sprawach nieuregulowanych regulaminem stosuje się postanowienia Statutu żłobka.
2. Wykładni regulaminu dokonuje dyrektor żłobka w porozumieniu z podmiotem prowadzącym.

§ 36

1. Regulamin podlega corocznej weryfikacji i aktualizacji w razie potrzeby.
2. Regulamin jest dostępny dla wszystkich zainteresowanych w siedzibie żłobka oraz stronie internetowej.

Data wprowadzenia 1.01.2026